仕事でいっぱいいっぱいになったときの処方箋

●超多忙な時期を乗り切るために

「ことば学講座」の補足として、仕事で余裕をなくして「いっぱいいっぱい」になってしまったときの対処法をいくつか挙げておきます。

余裕がなくなると、いつもならできる冷静な判断も難しくなります。

ことば学講座でトレーニングしているような思考法やコミュニケーションの技術を頭ではわかっていても、渦中にあるときは勝手が違うんですよね。

まさに今、ことば学講座で「任せる技術」を取り上げていますが、「任せるのに必要な思考や判断」がうまく働かなくなったら、何から手をつけていいか、何を誰に任せたらいいのかすら、わからなくなってしまう。

そこで、次に挙げるチェックポイントの中で、もしまだ実行していないものがあったら、せめてそこを改善して、この事態をなんとか乗り切ってください。

こんな時期はいつまでも続くわけではありません。乗り切れば、なんとかなりますよ。

「いっぱいいっぱいになってしまったときの処方箋」です。


●書き出す

前回の「ことば学講座」で、記録の効能についてお伝えしましたね。

今やらなければならないことを、優先順位や時間的な順番など気にせず、とりあえず書き出しましょう。

「やらなければならないのは、あれと、これと……」と列挙できるうちは、まだ余裕があります。

本当に余裕がなくなると、「やらなきゃならないことだらけなの!」と個々の把握ができない状態にもなりかねません。

頭の中に置いておくと、ワーキングメモリーに負荷がかかります。

だから、外に出してしまったほうがいいのです。

たとえば、こんな感じに。

□ガラコンサートのプログラム作成
□ガラコンサートの記念バッジ作成
□プログラムの発注
□記念バッジの発注
□紅茶講座用の台湾紅茶を買いに行く
□ウクレレ弾き歌い入門編執筆
□ウクレレ、ギター用楽譜作成
□スタッフ用に胡麻あんまんを探しに行く
□店長の名刺を発注

あ、これは私のですね。

こんなふうに、現在抱えている仕事を思いつくだけすべて書き出します。

すでに〆切を過ぎているもの、まだまだ時間的に余裕があるもの、今日中に終わるもの、数か月がかりで取り組むもの、なんでも構わず書き出しましょう。

ちなみに、行頭に□を付けるのは、済んだときに☑にして整理しやすくするためです。


●優先順位が付けられるなら付けて整理する

箇条書きに挙げた項目を、優先順位を付けて並べ替えられるなら、優先順位の高い項目を上のほうに移動します。

判断ができないものは特にいじらないでそのまま並べておいていい。

さらに、「あなたにしかできないもの」に印をつけて区別しましょう。

「現状では自分にしかできない」としても、「数ヶ月あれば、部下ができるようになりうる」ものもあるかもしれません。

たとえば、上の項目の中で、プログラムやバッジを発注するためのデザインやファイル作成は、ほかのスタッフができるようになるには、じっくり教えて2~3ヶ月はかかりそうですが、ファイルが完成してしまえば、発注の手続きなら誰でもできます。

流れとしてスムーズだから「作成→発注」まで私がおこなっているだけで、発注を誰かに任せたら、仕事が手を離れるのが少し早くなりますね。

紅茶を買いに行くのも、胡麻あんまんを探しに行くのも、何を買うかがわかっていれば誰が行っても同じだし、紅茶の知識があるスタッフになら選ぶ段階から任せられる。

店長の名刺は、切らしてしまったけれど急がなくてもいいし、旧バージョンの名刺でいいなら、以前にお願いしたことのあるデザイナーに電話すれば、すぐにでも印刷会社に発注してくれる。

──と考えると、「私がやらなくても回る仕事」をかなり私がやっていることになります。

書き出したような項目は、ほとんどすべて「任せられる仕事」なんですね。


●いったん整理したら、しかるべき相手に伝える

書き出して整理して「現状」が把握できたら、しかるべき相手(上司など)に伝えましょう。

仕事のリストラやリスケジュールのためです。

減らせる仕事、〆切を変更できる仕事、ほかの人に回せる仕事があるかもしれません。

すでに「いっぱいいっぱい」なのだから、「がんばれば、なんとかなる」と考えず、まずは「がんばらなくても、なんとかなる」レベルにペースを落として、心身を立て直しましょう。


●「できない」と言う

真面目で能力の高い人ほど、「できない」と言えず、キャパを超えて仕事を引き受け、抱え込んでしまいます。

上手にチームメンバーや部下に割り振れればいいのですが、誰がどの仕事に向いているか、誰に任せたら本人の成長につながるか、などが判断しきれない年度初めの時期などは、結局は自分ですべて背負ってしまいます。

キャパを超えたなと思ったら、「できない」と言いましょう。

それは決して、仕事の放棄ではありません。「できる仕事を、責任をもって丁寧におこなう」のがいい。

仕事には「安心ゾーン」「挑戦ゾーン」「混乱ゾーン」があるとされています。

「安心ゾーン」は、特に負荷のかからない、テキトーにやってもできる(レベルや量の)仕事。

「挑戦ゾーン」は、普通にやっていたら難しいが、工夫やがんばりによってやり遂げられる仕事。成長につながる。

「混乱ゾーン」は、完全にキャパを超えている仕事。余裕を失い現場は混乱する、

真面目で能力の高い人ほど、キャパを超えているのがわかっていても、「残業すればなんとかなる」「休日出勤で進めれば大丈夫」と、引き受けてしまう。

「できない」と判断したら、自信をもって「できない」と言いましょう。

「今これだけの仕事があって」「いつまでの〆切では間に合わない」「何時間かければできそう」「だから○月○日まで〆切を延ばしてもらえればできる」という具合に「理由を添える」ことを忘れなければ、上司に伝わるはずです。


●力を抜いてリラックスタイムを過ごす

いっぱいいっぱいになるほど忙しくても、食事や入浴をしないわけではないでしょう。

忙しい時期ほど、脳内を「静か」にする時間が必要です。

脳内が「うるさい」のは、机の上がごっちゃごちゃのまま、どこに何があるのかわからないまま作業をしているようなものです。

「忙しくて、片づけている暇がない」と言い訳したくなりますが、片づけてから次の仕事をしなかったら、状況が悪化の一途をたどるのは目に見えています。

だから、食事中や入浴中、寝るときまで「あ~、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と騒々しいまま過ごさないで、パチンとスイッチを切ってとろとろにリラックスする時間を過ごしましょう。

ゴムをギューッと引き伸ばしたままにしておくと劣化してしまいます。

意識的にゆるめましょう。

* * *

新潟市で共鳴発声法の話し方レッスン
ウェブ:言語戦略研究所
メール:tenor.saito@gmail.com
ウクレレ弾き歌いのコツ

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です